Инструменты тайм-менеджмента: Хронометраж

[Это что-то типа руководства по практике хронометража. Время чтения — около 10 минут]

Из всех инструментов ТМ самый «зажигательный» — это, пожалуй, хронометраж.

Но я его очень редко рекомендую своим клиентам — несмотря на то, что его применение может стать настоящим прорывом в понимании взаимоотношений со временем. Я это знаю по опыту.

Почему же не рекомендую? Потому что не всем этот метод подходит.
Точнее, так: подходит-то он всем, но не все его могут принять. А что толку рекомендовать то, что все равно люди не будут делать?

А кто будет, тех и убеждать не надо — уже делают.



Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроеные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее. Есть такие чувствительные к ограничениям люди, которые ни за какие коврижки не станут регулярно записывать, на что тратится их время.

А я?
Я делаю хронометраж периодами.
Бывали годы, когда я делала его
практически постоянно: иногда брала паузу на пару месяцев, но потом снова возвращалась к этой практике. Особенно это важно было в самые сложные годы. Начала я его в 1998 году, когда грянул кризис. Очень помогло.

Почему? Что мне это дает? Не мешает ли жить? Не чувствую себя скованной?
Нет, не мешает и не сковывает. Наоборот, помогает и освобождает. А «стесняет» меня , наоборот, отсутствие объективных данных о том, куда делось мое время и силы.

Сегодня хочу подробно рассказать, к каким выводам я пришла относительно хронометража, и поделиться парой практических идей на эту тему.

Название техники: Хронометраж, учет затрат времени

Назначение:

  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).
  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно «встряхнуть», если правильно обработать его результаты и осознать их.
  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.
  • Выявление Вашего характерного набора «воров времени» — тех «дыр», через которые день может весь «вытечь», едва начавшись.

Что нужно для применения:

Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или софт. Такого софта полно и для маков, и под windows. Но я его не использую, так же как не использую и будильники, которые противно пиликают каждые 10 минут, или кухонные таймеры, поставленные на время 10 минут.

Сейчас для хронометража мне нужны только часы, блокнот или бланк, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере — результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю.

Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки. С бланками обработка идёт быстрее.

Бланк, который получился у меня в результате длительных экспериментов, выглядит вот так:


Тут — одна сторона бланка. А вообще он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать:

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Я начинала хронометраж в 1998 году, тогда я вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, а толку было маловато.

Почему?

Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь: «Пишу диссертацию, 75 минут» или «Мою посуду, 20 минут».

Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение профессиональной литературы и так далее.

Это — избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить.

Но на самом деле это все полезно только в первые 2-3 недели, когда Вы ловите главных и самых наглых «воришек времени».

Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны.

В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории:

1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё. Мне этого достаточно.
Что относится к каждой из категорий?

Потери:

  • Дорога (если не читаю и не слушаю аудиокнигу, и не специально гуляю;
  • Бессмысленный и беспощадный интернет-серфинг. (Вот он, мой главный вор времени!)
  • Ненужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.
  • Ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное:

  • Все, что можно назвать «стратегическим вложением времени и сил» — включая самые главные и новые части работы;
  • Все, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;
  • Все новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;
  • Новые контакты (но не болтовня);
  • Развивающие удовольствия (!) — например, чтение, фотографирование, рисование.
  • Все, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами).
  • Все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование.
  • Время для размышления. Не путать с моментами, когда под видом «я думаю» просто сидишь и … не думаешь 🙂
  • Дневники.

Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в «важное». Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины дел и просто рисовать, к примеру, или гулять. Или смотреть кино.
Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду 🙂

Рутины:

  • Все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, «наведения красоты» на книжных полках);
  • Все повторяющиеся регулярные рабочие дела, когда я не делаю ничего нового;
  • Подавляющее большинство совещаний, собраний, рабочих встреч, отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. «Проторить лыжню» — это почти всегда «важное» ).
  • Оплата счетов;

  • Проверка почты.

Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».

Сон и отдых:

Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?

Работа с хронометражем строится в три этапа:

(1) запись — учет;
(2) обработка результатов, осознание;
(3) выводы и изменения в планах.

Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

Заполнение бланка (учет времени)

Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут?

Верю!

Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда и не делала.

Я вообще очень не люблю отвлекаться, если уж начинаю что-то делать.
И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться.
Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело или прерываюсь (потому что устала) — сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась — ставлю отметку, что дело прервано.

Бланк просто лежит рядом, когда я работаю за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.

Пример:

Предположим, в полдень я начала писать какой-то «проходной» рабочий текст или отчет и делала это 30 минут (три пометки в столбце «рутины»).

Потом пошла пообедать на 40 минут (4 отметки подряд — и тоже в столбце «рутины», потому что нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом).

Потом вернулась с обеда и ответила на письмо (еще один 10-минутный промежуток «рутин»). Потом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не «рутины», это — «потери», две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут).

Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце «рутины» я поставлю, когда допишу текст).

Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчета (20 минут в столбце «Важное», если я именно гуляла, или в столбце «Потери», если вместо отдыха опять был бестолковый серфинг в интернете).

Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила 6 меток в столбце «Важное».

В результате заполненный за это время бланк выглядит вот так:

Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня — простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:

Обработка и осмысление результатов

Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.

Рукописные таблицы — не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте — это не время окончания дела, а длительность, с точностью до 5 минут.

При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И еще около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.

Сколько реально времени экономит хронометраж?
В моем случае — до восьми часов в день. Я не шучу.

Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам.

Например, однажды я сравнила май с сентябрем и поняла, что что-то я совсем расслабилась: май был продуктивнее почти в два (!) раза, если смотреть на время, выделенное для важных дел. Хотя формально я в сентябре вроде бы больше работала.

Плюсы методики:

Держит в тонусе. Это — главный плюс.

Ограничения методики:

  • Недостаток — продолжение достоинств. Нужно быть в тонусе. Даже «отправляясь в расслабленное ничегонеделание», нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться. Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.
  • Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днем, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.
  • При использовании в первые 10-12 дней «с перепугу» люди иногда начинают работать, как машины, практически без потерь. Сказывается Хоторнский эффект. Но это быстро проходит 🙂
  • Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что Ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что Вы ведете хронометраж. На самом деле, это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда Ваша спонтанность не денется.
  • Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну, что тут скажешь? Знание — сила. Я уверена, что все-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.

    Как усовершенствовать методику?

  • Если человек впервые проводит хронометраж, то первые три недели полезно просто записывать все (без категорий), чтобы как раз эти категории и выявить. Чтобы это были именно ваши категории.
  • Может быть, кому-то удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Есть несколько приложений для смартфонов, которые помогают в этом.
  • Может быть, вы усовершенствуете бланк, что-то из него убрав. (Добавить-то как раз проще всего).
  • Можно использовать напоминающие сигналы — например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем Вы заняты.

Дополнительная информация:

Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Документальная повесть Даниила Гранина «Эта странная жизнь»- биография А. А. Любищева и описание его системы учета времени. Наверное, главный «идеологический» текст по хронометражу на русском языке.
  • Книга Глеба Архангельского «Тайм -драйв». Наиболее известное и до сих пор одно из самых толковых русскоязычных руководств по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько — на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).

В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?

Перед защитой магистерской диссертации в 2013 году я переставала делать ежедневный хронометраж — это хоть и очень мощный инструмент, но его стимулирующее влияние похоже на действие кофе. Можно переборщить, как и с кофеином.

В тот период мне нужно было скорее снять напряжение, блокирующее работу, и вызвать творческий подъём, а не «закручивать гайки».

А вот сейчас, в конце мая 2017 года, наоборот, пришлось находить время/силы для всего, что требуется делать перед началом лета, плюс еще придумывать и «запускать» много нового. Короче говоря, нужно «собраться», и 22 мая я снова начала хронометраж.

Вот уже неделя прошла, как я снова его делаю — сплошной, то есть все 24 часа все 7 дней в неделю.

В очередной раз радуюсь, что в моем распоряжении есть эта кнопка «форсаж». Стало заметно легче, хотя успевать я сразу стала больше. И удалось найти время, чтобы не только делать почти всё, что я должна, но даже и отдыхать.

Это — первая неделя за долгое время, когда я сплю по восемь часов в сутки 🙂

Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска — и это, пожалуй, правильно.

Вообще, техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов (сил, времени) не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать — можно и нужно ослабить самоконтроль.

Скачать бланк для хронометража (на сутки) в формате .pdf можно вот здесь:

СКАЧАТЬ

Вы можете распечатать его на листе А4 с двух сторон, согнуть пополам и заполнять в течение дня. Когда накопится три-четыре заполненных бланка — посчитайте, сколько минут в день вы тратите на каждую из четырех категорий дел. Скорее всего, вы увидите, что даже сама по себе запись уже очень «собирает». А уж вдумчивый анализ вообще открывает бездны 🙂

Что вы про всё это думаете? Буду рада вашим комментариям и вопросам!
Здесь, прямо под текстом, есть возможность оставить комментарий. Не стесняйтесь ею воспользоваться 🙂

©  Мария Долинова, Психологическая мастерская «Просто», 2017



Комментарии: